【これは便利!】ExcelやPDFを印刷して押印する必要なし!電子印鑑サービスって知ってる?

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そもそも今の時代になぜ印鑑が必要なのかは分かりませんが、最近は契約書などもエクセルデータで送受信したりしますよね。

通常はエクセルデータに書き込むだけでもオッケーなんですが、たまに「捺印」の欄があったりします。

そうするとせっかくエクセルデータで契約書をもらったのに、わざわざデータを印刷して、またスキャンをして送るという二度手間、三度手間になってしまいます。

そんな時に便利なのが「電子印鑑」サービスです。

 

電子印鑑とは?

PDFやExcelなどで作成されたパソコン上の書類に印鑑が押印できるようになります。つまり、わざわざ紙媒体に印刷した後に印鑑を押してスキャンする、という作業が不要になり、パソコン上だけで全てが完結します。

 

上記が電子印鑑になります。仕組みは至って簡単で、印鑑画像を貼り付けているだけです。

ちなみに上記の画像は「WEB認印」というサイトを利用しました。

 

電子印鑑に効力はあるのか?

一見、ただ画像を貼り付けただけの書類には効力が無さそうと思われがちですが、結論から言うと電子印鑑も普通の印鑑を押印したものと同じ効力を持っています

ただし、電子印鑑にも2つの種類があります。

1つは単純に印影を画像化しただけのもの。これは先ほど紹介した「WEB認印」のようなものです。

もう1つは、印影の中に情報が保存された電子印鑑です。こちらは、承認を受けた電子印鑑であることが証明することができるので、厳密にはこちらの印鑑が朱肉で押印した場合と同じと言えます。

では、どう使い分ければ良いのでしょうか?

 

そもそも印鑑は不要

そもそも印鑑を押そうが押さまいが、契約書自体の法的効力は変わりません。

印鑑というのは、あくまで「信用度」の問題で、如何にも日本らしい風習と言えるでしょう。

そうは言っても、現実問題では様々な場面で未だに捺印する場面が多いのは事実です。

 

結局、相手方次第

電子印鑑を使った書類が受理されるかどうかは結局相手方が認めてくれるか否かと言う問題になります。

さほど重要で無い場合は「WEB認印」のような画像化データを、重要な文章種類の場合(相手に「何これ?」とつっこまれる可能性のある時)は、画像データの中に情報が埋め込まれた電子印鑑を使用した方が良いと思います。

 

おすすめの電子印鑑サービス

WEB認印

http://www.hakusyu.com/webmtm/

名前と書体を選択するだけでPDF形式で出力されます。たった数秒で作れるのでおすすめです。

 

 手作り風はんこ作成ツール

https://yu-bin.jp/create/hanko/

日本郵便が提供しているサービス。こちらは文字だけで無く、画像や住所など様々な物を「はんこ風」に作ることができるサービスです。

 

シャチハタ デジタルネーム Office2013

こちらはシャチハタが提供する有料のソフトウェアです(Mac非対応)。名前だけでなく、「回覧」「重要」などのラベルもあり、仕事で使う方にはおすすめです。使い方はMicrosoft ExcelまたはMicrosoft Word文書にドラッグ&ドロップするだけ。なつ印と同時に文書保護をすることで改ざんを防ぎます。

 

シャチハタ デジタルネーム 電子 印鑑 ハンコ Office2013 TDS-BR
【対応OS】Microsoft Windows Vista/7/8/8.1/10

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onib

元・携帯ショップの販売員(専門)。 「マニアックな話を素人にも分かりやすく」をモットーに記事を書いています。